Kali ini saya akan menulis sedikit tentang Mail Merge. Banyak sekali pengertian dari Mail merge ini, tergantung dari siapa / orang yang mengartikan. dari beberapa orang / teman yang saya tanya apakah itu mail merge...??
berikut beberapa jawaban yang merupakan apakah itu mail Merge...?
- Mail merge adalah fasilitas yang ada di Microsoft Word yang digunakan untuk menulis surat untuk ke beberapa tujuan tanpa mengubah isi surat tersebut.
- Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan.
- Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .
- Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya
Sesuai dengan judul artikel yang saya tulis di atas maka untuk Untuk membuat mail merge ini saya akan menggabungkan antara Ms. Word dan Ms. Excel. Untuk format / blanko saya buat di MS Word sedangkan untuk Ms. Excel sebagai media penyimpanan data.
Langkah langkah membuat Mail Merge adalah sebagai berikut :
1. Bukalah MS. Excel kemudian Rename salah satu Sheet yang akan kita gunakan sebagai Data/Database untuk mail merge
2. Setelah kita merubah nama Shet 1 sesuai kehendak kita, sebagai contoh saya kasih nama " Daftar nama ", kemudian buatlah tabel yang kita kehendaki. berikut contoh tampilanya :
3. Setelah membuat tabel kemudian simpanlah file tersebut
4. Setelah anda menyimpan file yang di buat pada MS Excel, selanjutnya anda membuka MS Word.untuk membuat format baku yang merupakan blanko yang akan kita gunakan.
5. Langkah selanjutnya adalah kita membuat mail merge yaitu kita masuk ke menu Mailing kemudian Start Mail Merge lalu Step By Step Mail Merge Wizard
maka akan muncul kotak Mail Merge di bagian kanan kemudian klik pilih Letter kemudian klik Starting Document
6. Kemudian pilih Use The Current Document
lalu klik Next atau Select recipients
7. Pilih Use an Existing list
kemudian klik Browse, setelah itu Carilah file excel yang telah kita buat tadi.
klik dua kali file excel tersebut atau klik nama file tersebut kemudian open untuk menampilkan sheet yang kita rename tadi.
8. Pilih Shet yang kita rename tadi
Setelah kita memilih shet yang kita rename tadi kemudian klik OK, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
untuk menutup menu di atas klik saja OK.
sampai disini langkah menggabungkan databse excel ke ms word telah selesai, langka berikutnya adalah bagaimana kita me munculkan data yang kita ketik pada ms Excel bisa muncul pada format MS Word yang telah kita buat...?? berikut langkah langkahnya :
Pada MS Word tersebut kita klik Insert Merge Field
maka akan muncul kotak Field yang akan kita pasangkan ke format yg kita buat
Kotak Insert Merge Field
pilih field dan sesuaikan letaknya berdasarkan format yang kita buat tadi.
dan perlu di ingat pula, ketika kita membuka file MS Word untuk Mail Merge akan tampil seperti ini :
Itu wajar dan bukan eror untuk melanjutkannya pilihlah Yes, maka menu atau fasilitas mail merge akan berjalan/aktif, tetapi jika anda memilih No maka fasilitas Mail merge tidak aktif.
Itu lah langkah langkah membuat mail merge dengan menggabungkan MS Excel dan MS Word, sangat gampang dan mudah serta sangat membantu mempercepat pekerjaan.
semoga artikel ini bermanfaat dan berguna.
Jangan Lupa untuk membaca
" Berbagi itu Indah..."
"Berbagi itu tak akan membuat kita Miskin"
